O papel das pessoas na implementação de um WMS

Categoria: Série Armazenagem

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O WMS (“Warehouse Management System”– Sistema de Gerenciamento de Armazém) é um sistema de gestão dos recursos de armazenagem (estoque, espaço, equipamento, mão-de-obra, etc.) com a finalidade de otimizar as atividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo de informações), melhorando o nível de serviço oferecido ao cliente.

Muitas vezes as empresas vêem o WMS como a solução para todos os problemas relacionados à armazenagem na empresa. Nesse contexto, a tecnologia da informação e o sistema de gerenciamento não podem ser entendidos como ferramentas suficientes para a solução dos problemas operacionais. São unitizadas para melhorar a eficiência das operações, possibilitando que algumas delas sejam substituídas ou redesenhadas. Não se deve esperar uma redução dos problemas a zero pelo simples fato de se implementar um WMS.

O aspecto complementar para o sucesso da implementação de uma solução WMS são as pessoas. A presença das pessoas no processo de implementação e operação do sistema é essencial; serão elas que farão o “input” de informações que o sistema irá processar, bem como a modelagem para que o mesmo atenda às necessidades da empresa e do cliente.

Portanto, diante disso, em um processo de implementação, nunca se deve deixar as pessoas em segundo plano na escala de importância, a fim de conquistar economias imediatas no custo de implementação do sistema.

Antes de a empresa voltar a atenção para obter a melhor utilização do sistema já em operação, os primeiros passos que vão garantir e definir o desempenho do sistema são as atividades ligadas à fase de implementação do sistema.

Um processo de implementação de um WMS tem implicações nas rotinas e operações das pessoas. Todos têm de aprender os novos conceitos introduzidos e desenvolver as habilidades necessárias para operar o novo sistema.

Essa mudança pode gerar insegurança nas pessoas, pois elas deixarão de trabalhar conforme uma rotina bem conhecida para trabalhar em um novo ambiente, dinâmico e ainda desconhecido.

Esse fato pode ser prejudicial para o bom desempenho da implementação do sistema. A insegurança diante da incerteza e a necessidade de obtenção de bons níveis de desempenho podem conduzir as pessoas a tomar atitudes de resistência durante o processo, pois pensam que esse fato vai afetar seu "status quo" na empresa ou passar a estar sujeito a redefinição de cargos.

Trata-se de um projeto que envolve mudanças que podem ocorrer em diferentes níveis e abrangências, mudanças culturais, onde novos valores e atitudes das pessoas são esperadas e mudanças da maneira de como o trabalho é realizado e qual maneira é pretendida.

Face a essa mudança, não se deve esperar que os resultados apareçam por si só, com o passar do tempo. Deve-se, sim, controlar e dominar a mudança, onde ganha quem avançar com o processo de mudança e antecipá-la.

É importante a presença de uma pessoa para conduzir esse processo, um líder envolvido e comprometido
publicamente em realizar ações tais como:

Buscar os recursos necessários para concluir as metas traçadas;

Demonstrar e fazer que as pessoas envolvidas percebam a razão da mudança, fazendo com que as mesmas compreendam sua importância e como a mesma pode ajudar a empresa no curto, médio e longo prazos;

Esclarecer os resultados esperados em relação ao comportamento e atitudes de cada um;

Apresentar os benefícios e valores criados e possíveis de serem oferecidos para os clientes;

Identificar e envolver pessoas importantes de diversas áreas para contribuir no processo de mudança;

Compreender e transmitir ao grupo a importância e como serão realizados os treinamentos necessários;

Desenvolver indicadores de desempenho para acompanhar e medir o progresso do processo de mudança e implementação do sistema WMS.

Deve-se, portanto, destacar e explicar às pessoas quais são os pontos importantes a serem considerados na mudança que assegura o sucesso da mesma. Para facilitar essa compreensão, ao invés de idealizar como um determinado ponto pode ajudar o processo de mudança, deve-se fazer o inverso: uma análise a partir de qual seria o processo de mudança se esse ponto não fosse considerado.

Um projeto dessa abrangência requer esforços de até um ano para sua conclusão, onde muitas pessoas e outros departamentos são envolvidos.

Importante salientar que nem todas as pessoas têm a mesma visão do projeto e o impacto de cada atividade nas demais atividades da empresa. O papel da comunicação nesse aspecto é de grande importância e a equipe e o líder do projeto devem assegurar que todas as informações sejam compartilhadas entre todos os envolvidos, evitando atrasos e perdas por razões de não compatibilidade com as necessidades da empresa.

Este fato pode tornar o projeto desgastante, cansativo e pode levar as pessoas a um sentimento de desânimo, diminuindo assim a disposição dos membros da equipe para a condução da implementação.

Torna-se evidente, portanto, a importância das pessoas dentro desse processo de implementação e ao longo dele surge o importante papel da área de recursos humanos da empresa. São, talvez, os profissionais mais indicados para ajudar e contribuir na mudança no que se refere às pessoas.

Fica então, diante dos aspectos expostos do processo de implementação de um WMS, a importância de compreender que as pessoas são essenciais ao sucesso do sistema. A tecnologia da informação por si só não atente a todas as necessidades da empresa, as pessoas são realmente determinantes e quem perceber esse valor estará atingindo os resultados esperados mais rapidamente.

 

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