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Publicado em Quinta, 18 Agosto 2011 18:40

Melhorar seu desempenho deve ser o objetivo de todas as empresas. Só assim é possível manter a competitividade. E a logística de uma empresa é um departamento que sempre pode melhorar.

Essa oportunidade foi bem aproveitada pela Talladium do Brasil, empresa que atua na distribuição de produtos para próteses odontológicas da americana Talladium Inc. Ao mapear todos seus processos logísticos, do recebimento à expedição, a Talladium encontrou grandes oportunidades de melhoria.

Para contextualizar a logística da empresa, vale conhecer os dados a seguir. Sua sede, de 800 m2, sendo 700 m2 de área construída, conta com aproximadamente 2.400 itens em estoque, que é dividido em dois:

Estoque 1: concentra grande variedade de mercadorias, porém produtos de menor porte. É onde estão acondicionados os produtos de maior valor agregado, e identificados um a um com código de barras e lote, pois são vendidos unitariamente.

Estoque 2: está localizado estrategicamente próximo à área de expedição, possibilitando maior agilidade na retirada e auxílio na ergonomia do trabalho. Concentra os produtos de maior porte e materiais considerados pesados. Neste estoque não há grande diversidade de produtos e não são colocadas etiquetas de código de barras.

Tamanha estrutura foi analisada e a empresa detectou que havia possibilidades de melhorias em todos os procedimentos logísticos.

Recebimento

Os procedimentos aconteciam de forma a garantir que o material que estava sendo recebido era o que foi devidamente solicitado no momento da compra. Porém a conferência quantitativa, ou seja, a constatação se a quantidade total da mercadoria recebida é igual à quantidade que consta na nota fiscal, era feita somente após a liberação do motorista contratado para a entrega, portanto, caso houvesse alguma diferença tornava-se difícil a correção do erro, pois o canhoto de recebimento da nota fiscal já havia sido assinado e o motorista que efetuou a entrega já havia sido liberado.

Não havia horário pré-determinado para o recebimento de entrega das mercadorias, ou seja, enquanto ocorria a descarga de um novo pedido, transportadoras contratadas para efetuar a coleta e a entrega dos produtos aos clientes acabavam sendo obrigadas a esperar a saída da transportadora que fazia a descarga para então realizar a coleta, pois a empresa dispõe somente de uma doca.

Setor responsável: Recebimento

Problema evidenciado - Conferência quantitativa era realizada após a assinatura do canhoto da nota fiscal e liberação do caminhão contratado para efetuar a entrega.

Sugestão de melhoria - Conferir se a quantidade total dos itens recebidos corresponde à quantidade que consta na nota fiscal antes da assinatura do canhoto da nota fiscal e da liberação do caminhão do fornecedor.

Problema evidenciado - Não existia horário pré-determinado para a entrega de mercadorias, por consequência, as transportadoras deveriam aguardar a descarga para efetuar o carregamento.

Sugestão de melhoria - O fornecedor tem dias e horários específicos para entregar os seus produtos, que são informados nos pedidos de compra.

Armazenagem e separação - Os corredores e prateleiras não tinham identificação, o que impossibilitava esta informação quanto à localização física dos materiais. 

A empresa trabalha com estoque auxiliar, ou seja, uma mesma mercadoria pode estar em dois locais diferentes. Porém, as mercadorias que têm estoque auxiliar não estavam identificadas, dificultando tanto ao comprador no momento do levantamento das necessidades de compra quanto ao almoxarife no momento da separação das mercadorias de um novo pedido.

Setor responsável: Estoque

Problema evidenciado - Prateleiras e corredores sem identificação.

Sugestão  de melhoria - Identificação das prateleiras e dos corredores.

Problema evidenciado - Não havia o conhecimento da localização física dos produtos nos estoques, ocasionando demora na separação e riscos da mercadoria não ser condizente com o pedido.

Sugestão de melhoria - Criação de um relatório de estoque contém todas as mercadorias existentes e seus respectivos locais nos estoques, agilizando a separação dos produtos para a distribuição, diminuindo o risco de efetuar a separação incorreta dos produtos.

Problema evidenciado - Mercadorias com embalagens empoeiradas ou danificadas

Sugestão  de melhoria - Verificação periódica das condições de proteção e armazenagem do almoxarifado e podia, sem a necessidade de solicitação ou apresentação de algum documento, retirar mercadorias do estoque.

Setor responsável: Estoque

Problema evidenciado - A retirada de mercadorias era realizada por qualquer funcionário, sem a necessidade de requisição ou documento que comprovasse a saída da mercadoria.

Sugestão de melhoria - Criação de um balcão de entregas, com funcionários do setor treinados para a separação, conferência e entrega dos produtos solicitados, mediante requisição ou comprovação de retirada de mercadoria.

Problema evidenciado - Entrada de pessoas no setor de estoque sem autorização.

Sugestão de melhoria - Isolamento do setor de estoque. Agora somente pessoas autorizadas pelo responsável do setor possam entrar.

Conferência de embarque

Para os produtos que estão acondicionados no estoque 2, a sugestão para a solução das
divergências entre o que foi separado e o que foi dado baixa foi a colocação de etiquetas com código de barras em todos os itens que ali estão e, com o auxílio do leitor de código de barras, fazer a correta conferência dos produtos de acordo com o que realmente foi solicitado pelo cliente.

Com esta sugestão, o processo foi automatizado, minimizando os riscos decorrentes de erros de digitação.

Setor responsável: Expedição

Problema evidenciado - A conferência de embarque dos produtos do estoque 2 era feita de forma manual, ou seja, todos os itens eram digitados para a baixa dos pedidos.

Sugestão de melhoria - Criação de etiquetas de conferência para utilização do leitor de todos os itens do estoque 2, reduzindo ou eliminado as possibilidades de erros de digitação.

Inventário

Eram realizados anualmente dois inventários gerais, um a cada semestre, e após as devidas contagens os dados eram incluídos no sistema, porém este não acusava as diferenças encontradas, ou seja, o ajuste do estoque era feito através da primeira contagem.

Por este motivo, os vendedores da Talladium não podiam finalizar uma venda com segurança sem antes conferir no estoque se existia realmente o saldo da mercadoria solicitada pelo cliente. Por estes fatores, era fundamental manter rigorosamente atualizados os dados do estoque no sistema.

Setor responsável: Estoque

Problema  evidenciado - Não realização de inventários periódicos.

Sugestão de melhoria - Ao final de cada semana é feita uma contagem por grupo de produtos.
     
Problema  evidenciado - Sistema não acusava divergências entre o que foi contado e o saldo já existente no sistema.

Sugestão de melhoria - O sistema foi parametrizado para que acuse as diferenças, gerando então uma lista das divergências para que seja efetuada a segunda contagem.

Com todas as melhorias implementadas, a Talladium mostrou, na prática, como a organização logística e a adoção de técnicas já conhecidas melhorou as atividades da empresa em diversos setores.