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Publicado em Sexta, 27 Maio 2011 17:12

                                                                                                    Não se precipite com o processo de decisão, pois são muitos os fatores que devem ser analisados para garantir o sucesso ou definir o fracasso da terceirização. Apesar da tendência atual para terceirização das atividades logísticas, verificamos muitas situações nas quais o processo foi mal conduzido, os resultados positivos demoraram a serem obtidos ou redundaram num verdadeiro fracasso.

Com o forte aumento da competitividade, a terceirização passa a envolver uma grande gama de atividades logísticas, além do transporte rodoviário de cargas que inicialmente era a função mais terceirizada.

Para desenvolver um processo de terceirização recomendamos a utilização das seguintes dicas:

1. Motivos para terceirizar – como a terceirização não é um caminho obrigatório temos que avaliar os motivos para a decisão:

Na cadeia de abastecimento da qual uma empresa faz parte, a terceirização poderá gerar impacto quanto ao nível de serviço?

Dedicação ao próprio negócio (“core business”) poderá fazer a diferença?

É relevante para evitar investimentos e substituir custos fixos por variáveis?

Melhorar o controle dos custos logísticos e absorver “expertise” é importante?

2. A empresa está preparada?  O processo não deve ser iniciado sem que os responsáveis pela empresa estejam realmente preparados para a mudança:

a consciência da necessidade de parceria e um ótimo relacionamento?

o domínio das operações, custos, procedimentos e indicadores a partir dos quais o terceiro será avaliado?

o preparo para transferir e compartilhar parte das atividades com “estranhos”?

a consciência das dificuldades desde a transição e o apoio e monitoramento ininterrupto das operações?

3. Definição dos objetivos – existem muitos motivos que levam à terceirização, porém as empresas devem definir claramente:

Logística e nível de serviço são diferenciais para manter ou conquistar clientes?

Redução de custos (movimentação, armazenagem, transportes, etc) é o foco?

Possibilidade de melhorar alguma operação se esta for terceirizada?

4. Os preparativos – após avaliar os motivos, os questionamentos internos e os objetivos, a empresa deve se preparar para o inicio efetivo do processo de terceirização:

Estão definidas as atividades a terceirizar?

Existem empresas prestadoras de serviços disponíveis e habilitadas?

Todas as instâncias de decisão da empresa estão convencidas claramente com objetivos e interesses alinhados?

Pois bem, estão vamos dar a partida!

5. Caracterização da empresa contratante – é importante que o prestador de serviços tenha todas as informações sobre o contratante e as atividades a executar:

Descrição da empresa (formação, capital, porte), localização (matriz, filiais CD’s, etc), posição no mercado, etc;

Descrição dos processos produtivos e dos principais materiais e produtos;

Canais de distribuição (direto, atacado, varejo, etc), destinos;

Detalhes das operações que serão terceirizadas (processos, indicadores, etc);

Objetivos e critérios de como será desenvolvido o processo de seleção.

6. Pré-qualificação – após a empresa ter decidido e se preparado, tem início a fase externa da terceirização:

Verificar se existe interesse, e enviar um questionário de qualificação com os seguintes quesitos:

Instalações e equipamentos disponíveis (locais, áreas, parceiros, lista de equipamentos, etc); equipe gerencial e operacional;

Capacitação em operações similares, organização, otimização da armazenagem e transporte, etc;

Competência administrativa e fiscal;

Sistemas de TI disponíveis (ERP, WMS, roteirizador, etc) e equipe de suporte (interfaces, adaptações e customizações);

Equipes de projeto e treinamento;

Disponibilidade de instalações que possam ser compartilhadas (rateio de custos fixos);

Aceitar pagamento por atividade operacional - “cost-driver” (movimentação, estocagem, embalagem, etc);

Relação dos principais clientes, locais e serviços prestados;

Referências financeiras;
- Após o recebimento das informações deverá ser elaborada uma classificação, eliminando as empresas não adequadas.

7. Concorrência – é o início da fase de seleção, com as seguintes atividades:

Comprovação das informações prestadas na fase anterior;

Convite para visita às operações que serão terceirizadas e detalhadas as informações;

Solicitação de um projeto logístico específico com críticas e sugestões;

Envio do escopo para o desenvolvimento da proposta técnica e comercial;

Esclarecimentos e retransmissão de informações para todos os participantes

Recebimento das propostas.

8. Avaliação e seleção final – esta fase é crítica para o sucesso da terceirização:

Avaliar as propostas e esclarecer dúvidas;

Avaliar cada proposta e simular o custo total para diversos cenários;

Equalizar as propostas técnicas e solicitar nova proposta comercial;

Classificar no máximo três empresas;

Negociar (após a equalização);

Como a decisão muitas vezes envolve aspectos intangíveis (confiança, indicação, etc) deve ter a participação da diretoria.

9. Contrato, o início e o fim – é um documento que além dos aspectos legais deve conter algumas premissas sobre o conteúdo técnico:

Clara definição do escopo dos serviços e responsabilidade das as partes;

Definição de equipes e canais de comunicação para acompanhamento rotineiro e solução de e conflitos;

Metas e objetivos comuns (mensuráveis / indicadores) que devem ser alcançados;

A quebra do contrato deve ser prevista para não prejudicar a continuidade da operação, além de garantir a separação ou ressarcimento dos recursos utilizados (materiais e humanos).

10. Sucesso ou fracasso da terceirização – depende do acompanhamento da operação:

Planejamento cuidadoso da transição;

Estrutura organizacional com os responsáveis por cada atividade;

Divulgação dos indicadores e metas definidos em contrato e reuniões de acompanhamento;

Envolvimento de todo o grupo e todos os níveis;

Não deixar nenhum problema sem solução.

Conclusão

Contrato Assinado,  não se iluda: o “jogo” apenas começou. Para mais detalhes adquira o livro “Atualidades na Logística - Volume I”, editado pelo IMAM (o capítulo 7 trata desse tema).

* Antonio Carlos da Silva Rezende é gerente da IMAM Consultoria. É autor de diversos livros e instrutor de cursos relacionados à área de logística.